Учет документооборота - кто как делает и как правильно?

[Archy_k 14]

Всем привет.

Заинтересовал вопрос: например сетка выростает от маленькой к большой, и наченается запара все пометки писать в блокнот или тетрадь учета обращений и т.д. Например,

- нужна тетрать\журнал по взаимоотношениям с сотрудниками: кому когда отпуск, кому что, кому замечание - выговор, и т.д.

- нужна тетрадь\журнал по обращениям абонентов, у кого например коннектор переобжать, у кого поломалось, перенастроить нужно... у кого перерасчет сделал, ну мало ли что еще... Кто может быть какие заявления пишет на имя директора.

- ну и также по внешним документам - например обращения, заявы, договора с ОСББ, ЖЕКами, суды, менты, прокуратуры, и т.д.

Короче говоря : реально - Как кто ведет учет документооборота??? Как грамотно перейти от блокнотов к журналу...?

Может быть кто для такой цели использует какой-то софт?

Подскажите пожалуйста, Посоветуйте, если есть чего... 

Конечно же больше всего интересует СОФТовое решиние, которой вело бы учет документооборота. Чтоб все можно было вносить и легко находить по случаю надобности.

Заранее благодарю за советы и Ваш опыт!

Відредаговано 2016-05-07 13:31:36 Archy_k

[stanislavx 22]

http://userside.eu/

[KaYot 3 605]

Google docs для таких задач более чем достаточно.

[FTTH_VN 59]

1С .

[dandul 42]

А кто что скажет по поводу обмена актами\счетами с контрагентами. Кто что выбрал и использует? 1С, медок, ifin и т.д. Я вот не пойму, они между собой работают, если допустим контрагент использует ЕДУ, а я ifin, мы сможем обмениваться актами?

[zaborovsky 359]

можете, конечно же

 

там используются согласованные стандартные форматы обмена данными (в XML)

 

 

[АНТИдемпинг 31]

медок, ifin

вони тільки для звітності та обміну податковими накладними, рахунками

в нашій сільській місцевості ВСІ СТОВи працюють тільки з медком 

 

сорі за офтоп

я диллер по медку. 

для своїх можу робить неофіційну знижку 20%. 

 

ps. але медок для описаних задач ТС не підходить

Відредаговано 2016-05-07 16:25:23 potapenko_serg

[Archy_k 14]

Google docs для таких задач более чем достаточно.

Например, принесли мне заяву, чтоб я сделал перерасчет с таких-то числе по такие-то, и заява, скажем написана отруки... и ее нужно в папку положить, а в проге указать, принята в рукописном виде, находится в папке номер ХХХ, на полке номер УУУ, ...

Или например информационный запрос прислали почтой, мол просим расчитать стоимость подключения и прокладко по зданию, а также установку 10 точек доступа по адресу... И этот док нужно принять, зарегистрировать под каким-то номером и т.д., 

Подойдет ли Гугл Докс в таком случае?

Не только создание своей документации и учета собственных доков, но и приём входящих из вне доков!!!

Нужен именно учет всех бумаг туда...или сюда...любое перемещение, и т.д.

Відредаговано 2016-05-07 16:45:19 Archy_k

[mlevel 52]

https://privatbank.ua/elektronnyj-dokumentooborot/

[KaYot 3 605]

Например, принесли мне заяву, чтоб я сделал перерасчет с таких-то числе по такие-то, и заява, скажем написана отруки... и ее нужно в папку положить, а в проге указать, принята в рукописном виде, находится в папке номер ХХХ, на полке номер УУУ, ...

Или например информационный запрос прислали почтой, мол просим расчитать стоимость подключения и прокладко по зданию, а также установку 10 точек доступа по адресу... И этот док нужно принять, зарегистрировать под каким-то номером и т.д., 

Подойдет ли Гугл Докс в таком случае?

Не только создание своей документации и учета собственных доков, но и приём входящих из вне доков!!!

Нужен именно учет всех бумаг туда...или сюда...любое перемещение, и т.д.

В этом случае вам нужно не софт какой-то хитрый искать, а тупо бухгалтера нанять. Пусть у него голова болит в какой папке что лежит - это его специальность. И с мидоками всякими пусть он же мудохается.

[Kritik13 141]

Мда. Как не крути, но больше по документам нужен секретарь, который сам кодифицирует что и куда положить - заявления туда, договора с абонентами сюда, иные договора туда. Вообщем тупо отсортировать. 

В условиях  ТЗ написано что сеть уже большая. 

КАК хранить документы в электронном виде - иной вопрос. Также КАК вариант - сканировать, присваивать номер каждому отсканированому листку и затем сортировать в электронном виде. Вариантов масса.

Как работать с другими фирмами, в какой проге - дело вкуса, удобств и реалий.  

В любом случае разные направления нужно разделить. А уж если СТОЛЬКО сотрудников, что сложно понять кому и когда топать в отпуск, то и народу будет побольше - секретарь, референт-помощник, бухгалтер, начальник участка, сисадмин офиса. Вот пусть они и работают. Можно отказаться, сэкономить  - и делать ВСЕ и САМ.   

[Archy_k 14]

Да еще сеть не большая, но с бумажками уже немного бывают заминки, поэтому интересуюсь как грамотно это сделать, чтоб потом не потонуть а этой каше)))

А то будет не коллизия МАКов у свича, а коллизия бумажет на столе))))))))

Нужно четко систематизировать и вести учет уже сейчас, чтоб не насыпом или хер пойми на какой страничке блокнота (и ваще какого блокнота, который в машине или который в серверной, или еще какой из них) 

Я кстати нагуглил хорошую ссылочку, мож кто знает из этого списка уже проверенные варианты? (кстати смотрю, там есть и бесплатные проги...)

Может есть смысл взять пару прог и организовать 1 для внутренних, другую для внешних доков, а 3ю для клиентских договоров и заяв..?

Например, 

по внутренним докам - от сотрудников заявы отпуски, выходные, авансы и т.д.,

по внешним докам - налоги, декларации, заявы туда сюда...

ну и по клиентским всяким бумагам....

Три проги, может и вариант решения?

[alsdfg 119]

Минимизируйте количество доков)

С абонентами общайтесь исключительно в электронном виде в разделе поддержки на странице статистики.

Они слишком мало платят для того чтобы напрягаться с макулатурой.

Также оператор пусть ведёт все обращения через биллинг.

 

С юрками там все просто - по папкам по годам распихайте и всех делов.

Для договоров отдельная папка.

[Kto To 602]

Секретутку найми с третьим (а лучше четвертым) размером груди

[BlackVS 35]

Проверенный вариант - хороший бухгалтер (как минимум).

Ибо

по внутренним докам - от сотрудников заявы отпуски, выходные, авансы и т.д.,

по внешним докам - налоги, декларации, заявы туда сюда...

 

на это их и учат... Одна папочка на договора, одна на акты, одна отпуска, на налоги (несколько папочек , контрагенты, клиенты  и тд. И каждый год по новым. Всё стоит на полке на виду и ищется за пару сек.

Теперь представьте, что Вы решили автоматизировать нашу бумажную бухгалтерию - бумаги всё равно придется хранить. Ибо по закону положено. А значит все те же папочки, только еще и учет бумажек в программе (хотя если полноценная бухгалетрия, а не упрщенка - то оно так и есть). Лишняя работа...

 

А вот запросы клиентов - так давно пользуются всякие тикет-системы. Клиент заполняет форму-запрос (ну или по почте или по телефону), тикет создается и дальше в обработку. Гуглите по help desk (service desk, it desk) software... их куча туева...

[Archy_k 14]

Да, но....

Например, Дата себе какой-то софт специальный даже на учет оптики сделали (заказали)! Неужели у них там ребята не умеют в блокнотах писать и помнить - они же на это учатся?))))

Смысл проги - контроль за доками, которые обязательно вносятся сразу в прогу, в которой числятся... И далее никакая секретарша, какой бы там размер у нее не был  , не скажет, что "мы такой документ не получали" - например это уже письменная жалоба (после многих устных) на кого-то из сотрудников, или может еще какой документ, который от директора хотят скрыть... Поэтому нужна прога, в которую все вносится, а далее пусть секретутка уже сама с полочками и папками разбирается... вопрос в контроле и учете, на который не может кто-либо влиять!

И далее любой док можно найти в 2 клика мышкой - по признакам : например ФИО, дата, вид документа, тематика, и т.д....

Відредаговано 2016-05-13 12:08:51 Archy_k

[nordstream 1 212]

Да, но....

Например, Дата себе какой-то софт специальный даже на учет оптики сделали (заказали)! Неужели у них там ребята не умеют в блокнотах писать и помнить - они же на это учатся?))))

Смысл проги - контроль за доками, которые обязательно вносятся сразу в прогу, в которой числятся... И далее никакая секретарша, какой бы там размер у нее не был  , не скажет, что "мы такой документ не получали" - например это уже письменная жалоба (после многих устных) на кого-то из сотрудников, или может еще какой документ, который от директора хотят скрыть... Поэтому нужна прога, в которую все вносится, а далее пусть секретутка уже сама с полочками и папками разбирается... вопрос в контроле и учете, на который не может кто-либо влиять!

И далее любой док можно найти в 2 клика мышкой - по признакам : например ФИО, дата, вид документа, тематика, и т.д....

 

 

Не страдайте херней а наймите бухгалтера/менеджера, и он вам всё сделает как надо. Это их работа.

А по поводу жалоб - форма на сайте отдельная с отдельным "мылом"  и сами проверяете.

[John_Doe 301]

Да, но....

Например, Дата себе какой-то софт специальный даже на учет оптики сделали (заказали)! Неужели у них там ребята не умеют в блокнотах писать и помнить - они же на это учатся?))))

Смысл проги - контроль за доками, которые обязательно вносятся сразу в прогу, в которой числятся... И далее никакая секретарша, какой бы там размер у нее не был  , не скажет, что "мы такой документ не получали" - например это уже письменная жалоба (после многих устных) на кого-то из сотрудников, или может еще какой документ, который от директора хотят скрыть... Поэтому нужна прога, в которую все вносится, а далее пусть секретутка уже сама с полочками и папками разбирается... вопрос в контроле и учете, на который не может кто-либо влиять!

И далее любой док можно найти в 2 клика мышкой - по признакам : например ФИО, дата, вид документа, тематика, и т.д....

Так с таким подходом у вас всегда кто-то будет иметь возможность влиять на контроль и учет. Вот пришла бумажка ее кто то должен отсканировать и внести в реестр,а взял и не внес.Все, хана учету и контролю,бумажка уже нигде не числится

[BlackVS 35]

Да, но....

Например, Дата себе какой-то софт специальный даже на учет оптики сделали (заказали)! Неужели у них там ребята не умеют в блокнотах писать и помнить - они же на это учатся?))))

Смысл проги - контроль за доками, которые обязательно вносятся сразу в прогу, в которой числятся...

 

Просто если внутрення документация - то можно автоматизировать на все 100%. Внешняя - у нас все равно всю первичку нужно в бумажном виде хранить. А отчеты бухгалтера - что-то сдается в электронной, даже почти всё (обычно 1С+медок и иже с ними), но они все равно потом печатают и в папочку . Ну и очереди в налоговой квартальные не зря - система либо виснет, либо не принимает отчеты и приходится ручками-ножками... Такая вот у нас госавтоматизация.

Ну и нужно учитывать стоимость автоматизации + стоимость ее поддержки. Для малых компаний обычно нерентабельно. Кстати - Вы сами пишете, что дата себе заказывала прогу... значит не нашла готовой? (вернее есть тот же SAP где всё можно загнать в электронный вид, но стоимость даже не космическая, а больше %) А у нас народ даже винду лицензионную жмется поставить, так что о чем речь...

Відредаговано 2016-05-13 16:21:40 BlackVS